Controle de projetos: como lidar com alterações de escopo?

O primeiro passo para um projeto bem-sucedido é a definição do escopo. Durante o decorrer do processo, o escopo servirá como um manual que auxiliará a todos os envolvidos a atingirem os resultados e os desejos estabelecidos previamente com o cliente. Quanto mais assertivo e detalhado for o escopo, maiores as chances de sucesso dentro de um projeto.

Contudo, durante ou até mesmo após a conclusão de um projeto, podem ser necessárias alterações no escopo, seja para melhoria ou por impossibilidade de se realizar o que havia sido planejado. Embora muitas vezes as mudanças no projeto possam parecer simples, em determinados casos pode não ser tão fácil incluí-las de modo que não prejudiquem o andamento do projeto em si.

O termo em inglês “scope creep” é utilizado para definir alterações desenfreadas dentro de um projeto.  Para evitá-las é preciso que as solicitações de alterações sejam devidamente controladas pelo autor ou gestor do projeto, seguindo os seguintes passos:

  • Identificar, registrar e entender de forma correta a solicitação de alteração.
  • Avaliar a relevância da alteração versus os benefícios que ela trará.
  • Analisar os efeitos que essa alteração causará: impactos no prazo, no custo e no resultado esperado.
  • Aprovar a alteração ou justificar ao solicitante porque ela não será efetuada.

Se a alteração for aprovada, é preciso ainda trabalhar para que ela aconteça de forma planejada e sistemática. É importante definir cronogramas, responsáveis e os recursos necessários para fazer com que essa mudança seja incorporada no planejamento. Pode ser necessária uma atualização do contrato, um adicional ao custo e ao prazo para absorver a alteração. Desse modo, evitam-se possíveis desgastes e prejuízos ao longo do processo de projeto.

Por, Lua Trento