Como fazer reuniões eficientes?

Conduzir reuniões mais produtivas com a equipe interna ou com clientes muitas vezes torna-se um desafio nas organizações. Reuniões acabaram ganhando uma péssima fama entre os colaboradores ou entre os clientes por serem longas e cansativas.

Principalmente em ambientes criativos como escritórios de arquitetura, descobrir que você será obrigado a passar algumas horas em uma sala de reuniões nem sempre costuma ser uma ideia agradável. No entanto, não deveria ser assim: reuniões são uma ótima oportunidade para as pessoas trocarem opiniões, conhecerem novos pontos de vista, colaborarem e chegarem a novas ideias e conceitos.

A Proa segue alguns passos que melhoraram significativamente a eficiência das reuniões:

  • Definir previamente uma pauta de assuntos. O que será discutido e quais problemas se pretende resolver. Somente colocar em pauta assuntos que não podem ser resolvidos por e-mail ou por telefone, por exemplo.
  • Durante a reunião procurar não fugir do conteúdo programado.
  • Definir previamente quem são as pessoas que realmente precisam participar da reunião. Reuniões com um menor número de envolvidos tendem a ser mais produtivas.
  • Certificar-se de que as discussões estão produzindo resultados.
  • Anotar os resultados criando uma ata do que foi definido e dos itens que ainda estão em aberto. É importante nesta etapa definir quem são os responsáveis por resolver cada item.
  • Concluir a reunião revisando tudo o que foi combinado e definindo prazos para conclusão das atividades propostas.

Por, Lua Trento

Sócia / Engenheira Civil

Proa Arquitetura